Manajemen Pengetahuan – Membuat Sistem Yellow Pages Berkelanjutan

Bagaimana saya bisa "tahu siapa yang tahu" Tak satu pun dari kita dapat secara pribadi tahu lebih dari sekitar 250 orang, namun kami ingin perusahaan kami menjadi pintar, belajar organisasi di mana mudah untuk menemukan orang yang tepat untuk diajak bicara. Inilah sebabnya mengapa banyak organisasi membuat aplikasi "halaman kuning", yang memungkinkan karyawan untuk menemukan dan menghubungi staf lain dengan keahlian dan keterampilan khusus. Namun, sistem ini dapat sarat dengan kesulitan dalam implementasinya, dan sering berakhir sebagai direktori telepon intranet yang dimenangkan dan ketinggalan zaman. Artikel ini, yang diambil dari buku panduan manajemen pengetahuan terlaris oleh penulisnya, mengidentifikasi sepuluh langkah kunci yang terlibat dalam menciptakan dan mempertahankan sistem halaman kuning milik karyawan yang sukses.

Panduan di bawah ini diambil dari buku "Learning to Fly – Manajemen Pengetahuan Praktis dari organisasi terkemuka dan belajar" (Chris Collison dan Geoff Parcell), dan menetapkan sepuluh langkah kunci untuk membuat sistem halaman kuning yang benar-benar berfungsi, dan memiliki dukungan positif dari komunitas penggunanya – yaitu, pelanggannya.

1 Pertahankan visi yang jelas dan berbeda. Perjelas apa yang ingin Anda capai dan hindari kompromi. Waspadai menjadi "semua hal bagi semua orang" – terutama mereka di departemen SDM dan TI! Semua orang akan menginginkan bagian dari tindakan – jangan melupakan tujuan menyeluruh sistem Anda – membuatnya mudah untuk menemukan orang yang Anda tidak sudah tahu.

2 Upayakan untuk kepemilikan dan pemeliharaan pribadi. Buat proses di mana hanya orang-orang yang bersangkutan dapat membuat dan memperbarui entri mereka. Ini akan mendorong rasa kepemilikan yang jauh lebih dalam di seluruh populasi.

3 Mogok keseimbangan antara konten informal dan formal. Dorong orang untuk berbagi informasi non-kerja tentang diri mereka selain informasi bisnis yang berharga. Pertimbangkan untuk menanyakan hal ini dengan pertanyaan "menyenangkan" seperti: "apa single pertama yang Anda beli?", "Apa film favorit Anda?", Atau bahkan "apa yang membuat Anda bahagia?".

4 Dukung foto-foto jika memungkinkan. Tidak ada yang lebih kuat dan pribadi daripada foto. Ini berbicara banyak tentang orang tersebut, meningkatkan tingkat minat orang lain dan menghasilkan kepemilikan pribadi atas konten tersebut. Jika memungkinkan, mendorong orang untuk menyertakan foto informal. Jepretan lampu-lampu-lampu-keamanan-pass-pass jarang menunjukkan orang-orang dalam cahaya terbaik mereka! Lebih baik memiliki foto yang mengatakan lebih banyak tentang orang tersebut dan apa yang memotivasi mereka.

5 Pastikan bahwa desain produk Anda fleksibel dan inklusif. Ketahuilah bahwa orang yang berbeda berhubungan dengan templat, petunjuk, dan struktur dengan cara yang berbeda. Gunakan grup fokus untuk menguji pendapat.

6 Mulailah dengan pilot yang menghadapi pelanggan. Massa kritis sangat penting, jadi mulailah dengan sekelompok orang yang memiliki kebutuhan alami untuk dapat dilihat oleh pelanggan internal. Ini mungkin termasuk fungsi pendukung, jaringan atau komunitas yang ada, atau bahkan area bisnis dengan kepemimpinan baru.

7 Kirim melalui penggemar lokal. Dorongan yang didorong pusat tidak selalu merupakan cara terbaik untuk melibatkan tenaga kerja. Masuk ke penggemar dan juara lokal jika memungkinkan? mereka akan tahu cara terbaik untuk "menjual" konsep tersebut secara lokal.

8 Gunakan kisah sukses sebagai alat pemasaran. Memperkuat kegunaan direktori pengetahuan di setiap kesempatan. Publikasikan setiap contoh atau keberhasilan secara luas, dan awal, untuk memperkuat proyek Anda. Ini adalah proyek perubahan budaya, dan perubahan budaya terjadi satu cerita setiap kali!

9 Mendorong penggunaan, tetapi memimpin dengan memberi contoh alih-alih dekrit. Hindari mandat populasi dan penggunaan direktori pengetahuan. Orang-orang akan memberikan konten berkualitas lebih baik jika mereka merasa bahwa mereka menjadi sukarelawan informasi. Di penghujung hari, Anda tidak bisa mempelajari pengetahuan – Anda hanya bisa menjadi sukarelawan.

Dan mari kita hadapi itu, ada gunanya menemukan satu orang dengan keahlian atau pengalaman yang Anda butuhkan, jika ketika Anda menelepon mereka di telepon, mereka tidak mau bicara!

10 Tanamkan ke dalam proses orang. Carilah proses dan intranet "kait" yang dapat memulai dan mempertahankan penggunaan direktori pengetahuan Anda (misalnya rekrutmen atau induksi staf baru, peluncuran jaringan baru, referensi apa pun di situs intranet yang menyebutkan nama seseorang dapat menjadi tautan ke mereka halaman pribadi.

Kesimpulan

Membuat dan memasarkan sistem halaman kuning di dalam organisasi adalah proyek yang sangat bermanfaat – raih peluang dengan kedua tangan. Anda akan membutuhkan jaringan juara, kerja sama TI dan fungsi SDM, keuletan dan beberapa bakat pemasaran. Langkah-langkah yang diuraikan di atas akan membantu Anda dalam perjalanan. Selamat jalan!

Lima Tips Manajemen Waktu yang Dicoba dan Benar

Satu hal yang tampaknya tidak dimiliki oleh semua orang adalah waktu. Karena Anda tidak dapat memperoleh lebih banyak waktu setiap hari, hal yang harus dilakukan adalah memanfaatkan waktu yang Anda miliki dengan lebih baik. Berikut adalah lima tips manajemen waktu yang telah digunakan selama bertahun-tahun dan terus berfungsi dengan baik bagi mereka yang melakukannya.

  1. Selalu memprioritaskan apa yang harus Anda lakukan setiap hari. Pastikan untuk merencanakan untuk mendapatkan barang-barang utama selesai yang memindahkan proyek Anda yang paling penting untuk penyelesaian atau prioritas tinggi yang membantu mencapai tujuan Anda. Kemudian lakukan kegiatan lain yang akan mempertimbangkan tugas-tugas pekerjaan normal Anda dengan mengaturnya dengan kegiatan serupa seperti bersama-sama mengatur hal-hal pertama
  2. Sentuh kertas atau email hanya satu kali. Dengan kata lain jangan menunda-nunda dengan memutuskan untuk "memutuskan nanti." Jika itu adalah sesuatu yang dapat dilakukan bawahan atau anggota tim lain yang senang melakukannya, letakkan nama mereka di atasnya dan berikan bersama dengan instruksi minimal. Jika itu adalah bahan referensi, skim untuk apa yang Anda butuhkan kemudian lepaskan atau file itu. Jika Anda perlu membalas, tuliskan catatan di atas kertas atau segera tanggapi email dengan komentar, pertanyaan, atau saran.
  3. Jadwalkan prioritas tinggi atau item kunci ke dalam hari Anda selama waktu yang Anda tahu Anda memiliki energi paling banyak dan lakukan pekerjaan terbaik Anda. Ini kembali ke perencanaan hari Anda karena Anda harus selalu memberi Anda upaya terbaik terhadap hal-hal yang penting dalam jangka panjang daripada hanya menyelesaikan sesuatu. Jadi pastikan untuk menggunakan waktu sibuk Anda untuk tugas-tugas penting.
  4. Kapanpun memungkinkan, delegasi! Anda tidak perlu melakukan semuanya sendiri. Izinkan orang lain untuk mengambil proyek atau tugas yang memungkinkan mereka untuk tumbuh dan belajar. Anda mungkin perlu meninjau pekerjaan mereka atau memberikan beberapa panduan sendiri pada awalnya atau menyarankan seseorang di tim Anda yang dapat membimbing mereka melalui proses yang diperlukan. Pada akhirnya bawahan atau anggota tim akan dapat menangani pekerjaan yang sama dengan mereka sendiri, yang membebaskan Anda untuk tugas yang lebih penting.
  5. Buat janji dengan diri sendiri untuk beberapa waktu tanpa gangguan setiap hari. Sekali lagi kami kembali merencanakan hari Anda sehingga Anda mencapai hal-hal yang lebih penting dengan waktu yang Anda miliki. Gunakan waktu tanpa gangguan ini untuk perencanaan strategis, pembaruan proyek, atau pemikiran kreatif. Bahkan jika ini hanya setengah jam, itu mungkin membantu memindahkan item kunci ke depan dengan cara baru, mengurangi stres, dan mencegah krisis.

Tips manajemen waktu sebelumnya telah diuji oleh banyak orang dan telah terbukti bekerja dari waktu ke waktu. Jadi, jika Anda ingin lebih banyak waktu di hari Anda, cobalah kiat-kiat ini untuk melihat apakah mereka memungkinkan Anda untuk menyelesaikan lebih banyak hal dengan lebih baik mengelola cara Anda bekerja dengan waktu yang Anda miliki.

Apa Masalah-Masalah Umum yang Dihadapi dalam Pekerjaan Manajemen Proyek – Insinyur Sipil Dan Struktural?

Tingkat Bacaan: Menengah

Salah satu tugas insinyur sipil adalah manajemen proyek. Di mana pun proyek dimulai, itu dimulai dari 'hidup' masalah proyek sampai selesai dibangun. Berikut adalah beberapa masalah umum yang mungkin dihadapi insinyur sipil:

1. Proyek dimulai tanpa pengakuan insinyur sipil. Ini umum terutama untuk skala proyek kecil; seperti satu unit struktur seperti bungalow. Insinyur hanya akan mengingatkan setiap kali masalah terjadi di situs; dan masalah tidak dapat menyelesaikannya oleh kontraktor. Kontraktor akan senang membangunnya tanpa gangguan insinyur.

2. Meskipun insinyur sipil sadar tentang pekerjaan konstruksi, beberapa kontraktor yang tidak bertanggung jawab akan mencoba melakukan beberapa pekerjaan pada waktu itu yang tidak dapat dihadirkan oleh insinyur. Seperti misalnya; kontraktor melaksanakan pekerjaan konkrit setelah jam kerja terutama pada malam hari, malam hari dan hari libur umum. Setelah konkrit, insinyur tidak dapat memeriksanya.

3. Setiap kali konstruksi dimulai, kontraktor yang tidak berpengalaman akan bekerja dengan mengacu pada gambar teknik sipil tanpa dibaca bersama dengan gambar profesional lainnya seperti arsitektur, gambar mekanik dan listrik. Akibatnya, akan ada sejumlah peretasan selama atau setelah penyelesaian pekerjaan struktural. Ini menimbulkan sejumlah argumen dan biaya.

4. Meskipun kontraktor yang belum berpengalaman membaca gambar teknik, entah bagaimana kontraktor membangun pengetahuan mereka sendiri; terutama dari kontraktor proyek sebelumnya. Jika sebelumnya kontraktor telah membangun sejumlah pondasi alas bantalan, kontraktor mendapatkan proyek pondasi tiang pancang. Kontraktor akan mencoba mengubahnya ke landasan pondasi dengan pengetahuannya sendiri. Atau bahkan di pondasi landasan bantalan, kontraktor akan mengubah pijakan bantalan menjadi ukuran yang lebih kecil. Ini akan berakhir dengan masalah struktural.

5. Beberapa kontraktor yang tidak bertanggung jawab akan mengabaikan instruksi insinyur. Kontraktor akan membangun pengetahuannya sendiri. Kontraktor akan selalu meyakinkan klien bahwa kontraktor adalah pembangun. Kontraktor memberitahu klien bahwa dia lebih berpengalaman di situs daripada insinyur sipil. Insinyur tidak memiliki banyak pengalaman membangun situs. Sebagian besar waktu, klien akan setuju dengan kontraktor karena kontraktor menunjukkan klien dengan pekerjaan konstruksi fisik dan insinyur tanpa banyak produk fisik. Ini akan berlanjut sampai masalah terjadi dan tidak dapat diselesaikan oleh kontraktor. Akhirnya, mereka akan mencari nasihat insinyur.

6. Kontraktor melakukan pemotongan biaya pada pekerjaan proyek. Sekarang hari, biaya proyek sangat kompetitif. Untuk mendapatkan proyek dengan penawaran, beberapa kontraktor dapat menurunkan biaya penawaran hingga di bawah biaya. Ketika proyek diberikan, kontraktor akan melakukan pemotongan biaya yang tidak perlu. Ini akan membahayakan klien.

7. Ketika klien adalah kontraktor dan kontraktor adalah klien, insinyur sipil akan berada dalam posisi yang sulit dalam berurusan dengan klien dan kontraktor. Akan selalu ada konflik kepentingan.

Masalah-masalah ini mungkin dihadapi oleh insinyur sipil. Cara mengatasinya terutama berdasarkan pengalaman insinyur. Insinyur junior tidak akan menyarankan untuk mengirim mereka untuk menyelesaikan masalah ini. Pokoknya, insinyur junior harus dalam bimbingan insinyur senior setiap kali masalah sedang diselesaikan.