Pernyataan Masalah yang Menyebabkan Solusi – Menyelesaikan Masalah Membutuhkan Pernyataan Masalah yang Efektif

Salah satu teknik yang paling diabaikan, namun paling kuat dalam pemecahan masalah adalah bagaimana membuat pernyataan masalah. Masalah yang tidak jelas dan ringkas dinyatakan (didefinisikan) biasanya sulit dipecahkan. Seringkali insinyur, supervisor, manajer, dan lainnya gagal mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah dengan jelas. Gagal mendefinisikan masalah dengan benar akan menyebabkan frustrasi dalam pemecahan masalah. Mari kita gunakan contoh kegagalan seal pompa di area pemrosesan tertentu untuk diilustrasikan.

Seorang insinyur datang ke kantor pemeliharaan dan berkata, "kami punya masalah dengan kegagalan pompa segel pada pompa bahan baku (RM) di area AA-12." Berada di atas masalah ini, jadi dia berpikir, supervisor pemeliharaan mengeluarkan dokumen yang diperlukan untuk mengganti segel di semua lima pompa di daerah AA-12 selama shutdown 4 Juli. Beberapa hari setelah start-up, Anda dapat menebaknya; Insinyur kembali dengan "masalah" yang sama. Sekarang apa? Setelah pembicaraan dan diskusi ujung jari berakhir, dua pahlawan pemecahan masalah kami kembali bekerja mengubah segel pompa lagi … tidak berhasil.

Sekarang, apa yang bisa kita lakukan untuk mencegah skenario seperti itu? Membuat pernyataan masalah yang jelas, fokus dan ringkas yang menggunakan data aktual dalam pernyataan akan membantu. Apa yang dapat dilakukan insinyur secara berbeda? Mari kita lihat bagaimana kita bisa membantu para pahlawan kita.

Alih-alih memiliki masalah kerusakan segel, insinyur bisa mengatakan, "kami mendapat kegagalan segel pada pompa umpan RM di area AA-12 dengan pompa 2 dan 4." Nah, ini lebih baik, tapi masih bukan pernyataan masalah yang "bagus". Tanya kenapa?" dan itu akan membawa Anda ke masalah nyata dalam banyak kasus. "Mengapa kita memiliki kegagalan segel pada pompa-pompa ini?" Ini mengarahkan insinyur kami ke pernyataan masalah nyata yang jauh lebih tepat.

Pernyataan yang lebih baik dari masalah ini adalah kita "kita memiliki kegagalan segel pada pompa 2 dan 4 di area AA-12 selama tiga dari lima start-up terakhir." Sekarang, kami memiliki pernyataan yang dapat memfokuskan upaya kami pada solusi masalah nyata daripada hanya mengganti segel pompa. Dengan menggunakan alat pemecahan masalah yang tepat dan orang-orang yang berpengetahuan luas, kita dapat memecahkan masalah nyata; dengan kata lain cari dan hilangkan akar penyebabnya. Dalam hal ini, dari contoh dunia nyata, masalahnya adalah pada pembukaan katup dan urutan tekanan yang ditentukan dalam prosedur start-up. Bukan masalah seal dengan segel atau pompa vendor tertentu. Mengubah prosedur memecahkan masalah. Tanpa pernyataan masalah yang singkat dan jelas, banyak jam dan dolar bisa dihabiskan untuk masalah "salah".

Lain kali Anda memiliki masalah dalam proses Anda, fokuskan upaya Anda pada masalah sebenarnya dan bukan hanya gejalanya. Berusaha mencapai masalah sebenarnya dengan bertanya "mengapa?" sekitar lima kali setelah Anda membuat upaya pertama Anda dalam mendefinisikan atau menyatakan masalahnya. Teknik ini, yang dikenal sebagai "The 5 Why's" adalah salah satu alat paling sederhana, namun paling kuat untuk pemecahan masalah yang efektif. Biasanya akan mengarahkan Anda ke pernyataan masalah yang memungkinkan Anda berfokus pada pemecahan masalah yang sebenarnya. Juga, itu ide yang baik untuk mendapatkan masalah yang dinyatakan dalam dua puluh kata atau kurang. Lebih dari dua puluh dan Anda punya paragraf untuk ditangani, bukan masalah spesifik. Cobalah, Anda akan merasakan manfaatnya!